Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay không thể ngăn chặn được việc nhân viên copy tài liệu hoặc sửa chữa. Đặc biệt khi tài liệu đi ra ngoài hệ thống thì coi như mất dấu và trôi nổi không thể kiểm soát. Nhưng có một giải pháp có thể phân quyền sử dụng tài liệu, hạn chế quyền chỉnh sửa, copy hay ngăn chặn việc tải file ra ngoài. Cùng tìm hiểu cách thức ngăn chặn trong bài viết dưới đây.
Các các doanh nghiệp đang ngăn chặn việc tải tài liệu, copy tài liệu hiện nay.
Thiết lập thủ công bằng công cụ soạn thảo
Một số công cụ như word, excel, pdf proxit, pdf reader,… cho phép đặt mã khóa tài liệu, cài đặt quyền xem, sửa, in cho từng văn bản. Nhưng dù vậy, nếu như người dùng có mã hoặc chỉ giới hạn quyền xem, sửa, xóa thì tài liệu vẫn có thể bị copy đi bất kỳ đâu hay chia sẻ qua bất kỳ nền tảng nào. Khả năng truy vết và phát hiện dữ liệu nhạy cảm không có, dẫn đến việc dữ liệu vẫn được lan truyền và sử dụng trái phép mà không được kiểm soát.
Đối với các file PDF để set quyền hạn và một số tính năng, người dùng phải trả tiền để sử dụng các bản cao cấp để có thể theo dõi lịch sử dụng cũng như mã hóa tài liệu. Ngoài chi phí ra, một điều bất tiện khác là người dùng khi muốn sử dụng phải tải phần mềm đọc PDF tương ứng để có thể chỉnh sửa.
Các dạng file cũng vô cùng hạn chế, chủ yếu là các file document hoặc pdf. Chủ yếu là giới hạn các tính năng người dùng hoặc đặt mật khẩu file để ngăn chặn người lạ truy cập. Nhưng không thể ngăn người dùng sao lưu hoặc chia sẻ qua các nền tảng khác
Thiết lập quyền qua nền tảng bên thứ ba
Một số nền tảng Cloud như google drive hoặc google workspace cho phép giới hạn quyền truy cập cũng như quyền hạn đối với sử dụng tài liệu. Chẳng hạn như google drive cho phép giới hạn người dùng truy cập, tải xuống, chỉnh sửa, copy dữ liệu từ google drive. Nhưng nhược điểm của chúng là không ngăn chặn được hoàn toàn. Người dùng nếu có quyền truy cập vẫn có thể sử dụng các thủ thuật và ứng dụng tiện ích có sẵn để lách luật và tải dữ liệu xuống.
Phần mềm chống copy file ( Giải pháp DRM)
DRM thường bị lầm tưởng là công cụ bảo vệ bản quyền số đơn thuần là chống việc sử dụng lại nội dung trên môi trường Internet nhưng thực tế DRM có thể bảo vệ các tài sản số khỏi bất kỳ ai trên bất kỳ nền tảng nào. Vậy DRM có thể giúp gì cho việc ngăn chặn tải hay copy file tài liệu, giúp doanh nghiệp thu hồi file ở bất cứ đâu.
Đầu tiên, DRM giúp ngăn chặn việc copy, sửa, tải file hay chụp màn hình các file tài liệu. Không cần phải cài đặt hay sử dụng trên một ứng dụng thứ 3, người dùng vẫn có thể sử dụng các công cụ soạn thảo bình thường như Word, Excel, PDF, CAD, Adobe,… Sau đó thiết lập các quyền như hạn chế chỉnh sửa, hạn chế nội dung xem, hạn chế copy hoặc truyền file qua usb hay bất kỳ nền tảng nào trên internet. Dễ dàng thiết lập quyền xem cho người dùng theo mật khẩu hoặc theo endpoint. Chỉ có người dùng chỉ định mới có thể xem được nội dung. Việc này giúp quản lý người xem hay sử dụng tài liệu, tài liệu được kiểm soát đang được lưu trữ ở đâu, ai là người sử dụng, và ngăn chặn việc tài liệu bị mang ra ngoài công ty hoặc lưu trữ nhằm mục đích cá nhân.
Thứ hai, quản lý tài liệu từ xa, thu hồi và phân quyền sử dụng tài liệu. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như gửi tài liệu cho đối tác hoặc nhân viên làm việc qua remote, tài liệu hoặc cái file thiết kế cần được gửi qua môi trường internet. Các file này có thể được lưu trữ ở máy của khách hàng hoặc máy tính cá nhân của nhân viên. Nếu như thiết bị của khách hàng hoặc nhân viên bị tin tặc tấn công và lấy cắp dữ liệu, nhưng nếu sử dụng DRM, dữ liệu của bạn sẽ luôn được an toàn vì các file sẽ được mã hóa tự động ngay khi tạo. Nên khi tài liệu bị leak ra ngoài hoặc hết hạn quyền truy cập thì mọi dữ liệu sẽ đều được an toàn. Trong một số trường hợp, như nhân viên nghỉ việc hoặc các bản sao dư thừa, doanh nghiệp sử dụng DRM để vô hiệu hóa các file tài liệu này từ xa.
Thứ ba, quản lý lịch sử toàn bộ vòng đời của tài liệu. Toàn bộ nội dung sửa xóa, người xem, các file nhân bản và gửi đi đều sẽ được ghi nhận lại trong log. Cho phép doanh nghiệp truy vết người dùng cũng như quản lý các file tài liệu không chỉ trong doanh nghiệp mà bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khi đã đi ra ngoài. DRM không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu còn giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý tài liệu ở bất kỳ đâu.
Giải pháp quản lý, phân quyền tài liệu cho nội bộ doanh nghiệp
Việc gắn/ cấp quyền truy cập cho tài liệu, file hay hạn chế quyền đối với các file có chứa dữ liệu nhạy cảm của tổ chức thì cũng rất phổ biến đối với các giải pháp DLP. Nhưng nếu dữ liệu đó bị mang ra ngoài phạm vị của tổ chức hoặc rò rỉ khi trao tay qua nhiều người mà không thể truy vết được nguồn gốc thì các giải pháp DLP hiện nay chưa thực hiện được đầy đủ. Nhưng đối với giải pháp DRM, một giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của DLP là một phương án tốt hơn khi bạn luôn kiểm soát được tài liệu của mình dù đang ở bất kỳ đâu.
MVT Cyber đang là đơn vị cung cấp đầy đủ các module của giải pháp DRM của hãng bảo mật Fasoo. Nếu như các công ty Nhật Bản và Hàn Quốc đã áp dụng việc quản lý tài liệu và bảo mật thông tin dữ liệu từ lâu nhưng đối với các công ty ở Việt Nam thì rất hạn chế. Dữ liệu thường xuyên bị rò rỉ ra ngoài ngay trước cả khi chúng được xác nhận hay ban hành. Hãy bảo vệ file tài liệu của bạn ngay hôm nay bằng cách liên hệ tới MVT Cyber.
