Trong thời đại số, dữ liệu không chỉ là tài nguyên mà còn là nền tảng vận hành của doanh nghiệp. Việc bảo vệ thông tin, đặc biệt là trong giai đoạn nhân viên nghỉ việc, đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức. Đây là thời điểm nhạy cảm khi nguy cơ rò rỉ dữ liệu nội bộ có thể xảy ra nếu không có biện pháp quản lý phù hợp. Để giải quyết vấn đề này một cách triệt để, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp bảo mật tài liệu toàn diện từ Fasoo – hãng bảo mật hàng đầu thế giới về quản lý quyền kỹ thuật số (Enterprise DRM).
Nguy cơ rò rỉ dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc
Rủi ro từ hành vi con người
Khi một nhân viên nghỉ việc, dù là tự nguyện hay bị chấm dứt hợp đồng, luôn tồn tại khả năng họ sẽ mang theo những tài liệu quan trọng ra khỏi tổ chức. Trong nhiều trường hợp, nhân sự đã tải về dữ liệu từ trước, lưu trữ trên thiết bị cá nhân, hoặc chia sẻ qua email, nền tảng đám mây mà không ai kiểm soát. Có người giữ lại tài liệu vì tiện tham khảo, nhưng cũng có trường hợp sử dụng thông tin cho mục đích cá nhân hoặc cung cấp cho đối thủ cạnh tranh.
Hệ thống quản lý lỏng lẻo
Một phần nguyên nhân đến từ việc doanh nghiệp chưa có quy trình chặt chẽ để thu hồi quyền truy cập hệ thống. Các tài khoản email, ứng dụng làm việc, kho dữ liệu nội bộ vẫn còn hiệu lực ngay cả sau khi nhân sự đã rời đi. Thiết bị được thu hồi nhưng dữ liệu đã bị sao chép trước đó. Những lỗ hổng này âm thầm mở ra “cánh cửa sau” cho các hành vi rò rỉ thông tin không thể kiểm soát.
Hệ quả khi dữ liệu bị thất thoát
Khi dữ liệu nội bộ bị rò rỉ, hậu quả có thể kéo dài và gây tổn thất lớn. Tài liệu kỹ thuật, hợp đồng kinh doanh, thông tin khách hàng hay chiến lược phát triển nếu bị lộ ra ngoài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Bên cạnh thiệt hại về mặt tài chính, doanh nghiệp còn đối mặt với nguy cơ sụt giảm uy tín, ảnh hưởng niềm tin của đối tác, khách hàng.
Đặc biệt, theo các quy định pháp luật hiện hành như Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tổ chức vi phạm nghĩa vụ bảo mật có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp không thể viện lý do “nhân viên cũ làm” để trốn tránh trách nhiệm.
Doanh nghiệp cần làm gì để phòng ngừa rủi ro?
Thiết lập quy trình quản lý nhân sự nghỉ việc
Doanh nghiệp nên xây dựng checklist bàn giao khi nhân viên nghỉ việc, bao gồm kiểm tra và thu hồi thiết bị, tài khoản, dữ liệu và quyền truy cập. Đồng thời, cần rà soát các nền tảng mà nhân viên từng sử dụng để đảm bảo không còn khả năng truy cập hệ thống từ bên ngoài.
Ứng dụng công nghệ bảo mật tiên tiến
Ngoài quy trình hành chính, giải pháp công nghệ đóng vai trò then chốt để kiểm soát dữ liệu. Các phần mềm bảo mật hiện đại giúp doanh nghiệp giám sát hành vi bất thường, mã hóa tài liệu và hạn chế quyền truy cập theo từng người dùng. Trong số đó, Fasoo Enterprise DRM được đánh giá là một trong những giải pháp toàn diện và hiệu quả nhất hiện nay.
Fasoo – Bảo vệ tài liệu đến tận người dùng cuối
Bảo mật nội dung thay vì chỉ bảo vệ hệ thống
Khác với các công cụ bảo mật truyền thống vốn tập trung vào tường lửa hay mạng, Fasoo chú trọng vào việc bảo vệ chính nội dung tài liệu. Ngay khi được tạo ra, mỗi tệp tin đều được mã hóa tự động và gắn liền với quyền truy cập cụ thể của từng người dùng. Nhờ đó, dù tài liệu được lưu trữ ở đâu – máy tính, cloud, USB hay gửi email – thì dữ liệu vẫn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.
Toàn quyền kiểm soát sau khi nhân viên rời đi
Fasoo cho phép quản trị viên thu hồi quyền truy cập tài liệu từ xa, kể cả sau khi tài liệu đã được tải về trước đó. Doanh nghiệp có thể giới hạn quyền xem, chỉnh sửa, in ấn hoặc chia sẻ tài liệu tùy theo vai trò của từng cá nhân. Ngoài ra, hệ thống còn ghi lại toàn bộ lịch sử truy cập như ai đã mở, vào thời gian nào, tại vị trí nào… giúp phát hiện sớm các hành vi bất thường.
Đáp ứng chuẩn tuân thủ và pháp lý
Việc sử dụng Fasoo cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, GDPR và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Đây là bước tiến quan trọng để nâng cao năng lực quản trị rủi ro, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu số và nhân sự làm việc linh hoạt.
Đầu tư đúng để ngăn rủi ro lâu dài
Bảo vệ dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc là một phần thiết yếu trong chiến lược bảo mật tổng thể của doanh nghiệp. Việc trông chờ vào sự trung thực cá nhân hay xử lý tình huống khi rò rỉ đã xảy ra là quá muộn. Chủ động áp dụng giải pháp công nghệ như Fasoo giúp doanh nghiệp không chỉ bảo vệ thông tin nội bộ mà còn giữ vững lợi thế cạnh tranh, đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng niềm tin bền vững với khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng bảo mật dữ liệu toàn diện, dễ triển khai và hiệu quả cao, Fasoo chính là lựa chọn tối ưu. Hãy liên hệ ngay với Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ MVTech, đối tác chính thức của Fasoo tại Việt Nam, để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn.
