Trong thời đại số, việc chia sẻ tài liệu giữa nhân viên, đối tác hay khách hàng diễn ra hàng ngày qua email, nền tảng lưu trữ đám mây hoặc các ứng dụng nhắn tin. Tuy nhiên, một vấn đề lớn đặt ra là: làm sao để kiểm soát nội dung tài liệu sau khi nó đã được gửi đi? Đây là câu hỏi khiến không ít doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt là khi tài liệu chứa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật kinh doanh.
Nguy cơ từ việc mất kiểm soát tài liệu
Khi một tài liệu rời khỏi hệ thống nội bộ, quyền kiểm soát gần như không còn thuộc về doanh nghiệp. Từ đây, nhiều rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra:
- Tài liệu bị chuyển tiếp cho người không liên quan.
- Bị sao chép, in ấn hoặc chỉnh sửa trái phép.
- Bị tiết lộ thông tin mật, gây thiệt hại về tài chính hoặc danh tiếng.
- Vi phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR hoặc Nghị định 13/2023 tại Việt Nam.
Rõ ràng, chỉ cần một hành động vô tình hoặc cố ý từ người nhận, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hậu quả nghiêm trọng.
Giải pháp: Quản lý quyền sử dụng tài liệu với công nghệ DRM
Để giải quyết bài toán kiểm soát tài liệu đã gửi đi, công nghệ DRM (Digital Rights Management – Quản lý bản quyền số) ra đời như một giải pháp tối ưu.
Không giống như các biện pháp bảo mật truyền thống (như tường lửa hay hệ thống chống rò rỉ DLP), DRM gắn quyền truy cập trực tiếp vào từng tài liệu. Dù tài liệu được lưu ở đâu, mở ở đâu, trên thiết bị nào, quyền kiểm soát vẫn thuộc về doanh nghiệp.
Cụ thể, DRM cho phép bạn:
- Xác định ai được mở, xem, chỉnh sửa hoặc in tài liệu.
- Giới hạn thời gian truy cập tài liệu.
- Ngăn chặn chụp màn hình, chia sẻ trái phép.
- Theo dõi nhật ký hoạt động liên quan đến tài liệu.
- Thu hồi quyền truy cập từ xa, kể cả sau khi file đã được gửi đi.
Fasoo – Hãng bảo mật hàng đầu về DRM
Một trong những hãng bảo mật nổi bật cung cấp giải pháp DRM hiệu quả hiện nay là Fasoo. Được thành lập từ năm 2000 tại Hàn Quốc, Fasoo đã triển khai thành công các giải pháp bảo mật tài liệu cho hơn 2.000 doanh nghiệp toàn cầu.
Fasoo mang đến giải pháp bảo vệ tài liệu toàn diện với các tính năng:
- Mã hóa tự động toàn bộ tài liệu ngay từ khi được tạo hoặc chia sẻ.
- Gắn quyền kiểm soát nội dung ngay cả khi tài liệu đã rời khỏi mạng nội bộ.
- Hạn chế in, sao chép, gửi tiếp tài liệu không được phép.
- Giám sát và ghi nhận đầy đủ hoạt động truy cập tài liệu theo thời gian thực.
- Chặn chụp màn hình và bảo vệ tài liệu khỏi rò rỉ hình ảnh qua thiết bị thứ ba.
Nhờ đó, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp luôn được bảo vệ dù đang nằm trên email đối tác, máy tính người nhận hay thiết bị di động từ xa.
Fasoo đã có mặt tại Việt Nam
Tại Việt Nam, giải pháp bảo mật tài liệu Fasoo đang được phân phối bởi Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ MVTech – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp an toàn thông tin cho doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan nhà nước.
MVTech hỗ trợ khách hàng từ khâu khảo sát nhu cầu, tư vấn chiến lược bảo mật tài liệu cho đến triển khai, đào tạo và vận hành hệ thống DRM Fasoo.
Doanh nghiệp của bạn đã kiểm soát tài liệu hiệu quả chưa?
Trong bối cảnh rò rỉ dữ liệu ngày càng phổ biến và các quy định về bảo mật ngày càng nghiêm ngặt, việc kiểm soát tài liệu sau khi gửi đi không còn là lựa chọn – mà là yêu cầu bắt buộc.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chia sẻ các loại tài liệu quan trọng như hợp đồng, dữ liệu tài chính, nghiên cứu nội bộ hay tài liệu khách hàng – đây là lúc cần có giải pháp kiểm soát chặt chẽ hơn.
Fasoo DRM chính là công cụ bảo mật bạn cần để giữ quyền kiểm soát, bảo vệ tài sản thông tin và giảm thiểu tối đa rủi ro từ bên ngoài.
